Ayuda
(En construcción)
1. ¿Cuál es la diferencia entre los distintos tipos de usuarios?
| Permisos | |||
|---|---|---|---|
| Acciones | Lite | Full | Admin |
| Crear, editar y borrar OKRs y KRs asignados a sí mismo o a su equipo | |||
| Crear, editar y borrar OKRs y KRs asignados a cualquier usuario o equipo | |||
| Crear y editar nuevos usuarios | |||
| Borrar usuarios | |||
| Comentar en OKRs y KRs | |||
| Editar información de su equipo | |||
| Editar información de cualquier equipo | |||
| Invitar a otros usuarios | |||
| Crear vistas de OKRs personalizadas | |||
| Create teams | |||
| Create positions | |||
| Actualizar OKRs y KRs asignados a sí mismo o a su equipo | |||
| Actualizar OKRs y KRs asignados a cualquier usuario o equipo | |||
| Crear ciclos | |||
2. ¿Qué son los OKRs de tipo organización y cómo se diferencian de los OKRs de equipo?
Los OKRs de tipo “organización” son los objetivos principales que la organización define dentro de un ciclo determinado. Son los que definen el norte y la línea a la cual todos los OKRs del ciclo deben alinearse.
A diferencia de los OKRs de equipo, a estos OKRs en teoría toda la organización (equipos y/o individuos) deberían contribuir, justamente con OKRs de equipo u OKRs individuales.
3. ¿Cuáles son las diferencias entre los distintos tipos de OKRs?
En Volo existen cuatro tipos de OKRs:
A. Cualitativo: es el que se utiliza para objetivos de tipo cualitativo, del cual dependerán uno o más resultados clave.
B. Métrica (cuantitativo)
Es el tipo de OKR por excelencia.
Estos OKRs permiten definir métricas tanto de tasas o proporciones (“Alcanzar 3% de tasa de conversión en usuarios no pagos”) como de volúmenes (“Conseguir 1.000 nuevos usuarios activos”).
En el caso de métricas del primer tipo, puede ser de utilidad el campo “Valor inicial”, que indica el punto de inicio desde el cual se parte.
De esta manera, estar al 50% implicará haber alcanzado la mitad de la diferencia entre el valor inicial y el valor objetivo.
En el caso de métricas de volumen, el valor inicial conviene definirlo en 0, para evitar mediciones negativas en las primeras instancias del período.
C. Proyecto (cuantitativo)
Es nuestro segundo tipo preferido de OKR.
Es aconsejable utilizarlo cuando no es posible responder con un resultado a la pregunta “¿Qué queremos conseguir?”, pero sí podemos contestar la pregunta “¿Qué tenemos que hacer?”.
Un proyecto en Volo está definido por tareas, cada una con un owner y un peso.
The weight that the tasks have will allow us to understand what it means for a project to be at 10, 20, or 38%, for example, since as the progress of each one is loaded, the total progress of the same can be calculated.
D. Tarea (cuantitativo)
Es el último recurso a utilizar, cuando se refiere a una iniciativa muy puntual, que no requiere mayor esfuerzo o tiempo, y que no vale la pena descomponer en otras tareas.
A pesar de definirse como tarea, su progreso se mide de 0% a 100% y acepta valores intermedios.
Este tipo de OKRs debería ser el menos usado dentro de la organización.
4. ¿Qué quiere decir que un OKR está alineado a otro?
Que un OKR esté alineado a otro significa que existe una hipótesis de relación fuerte entre el resultado que se alinea y el resultado al cual se alinea.
Por ejemplo:
| OKRs |
|---|
| Mejorar la tasa de conversión de 1.5% a 1.9% |
| Disminuir 30% la tasa de rechazos |
one or more factors caused OKR1 to be met, even though OKR2 was not met.
Este tipo de casos son los que, terminado el trimestre, deben ser objeto de análisis por parte de los equipos para entender mejor cómo se comportan los resultados que se eligen como OKRs.
Trabajar con objetivos implica realizar hipótesis y asumir supuestos sobre los cuales uno opera, pero que no necesariamente tengan que cumplirse sí o sí.
La relación de alineamiento lo que facilita es justamente el poder explicitar estas relaciones de causa-efecto entre distintos resultados, de manera que los equipos en la organización puedan contribuir y co-construir los resultados organizacionales que se planteen.
5. ¿Para qué se utiliza el peso en un OKR?
El peso de un OKR es un indicador para determinar el peso relativo que el progreso de esa métrica va a tener en el objetivo u OKR cualitativo del cual depende, comparado con el progreso de los demás OKRs que dependan de ese mismo objetivo.
Veamos dos casos.
Caso 1:
| Peso | Peso Relativo | Tipo de KR | |
|---|---|---|---|
| Significantly improve our purchasing process | |||
| Disminuir 30% la tasa de rechazos | 5 | 33,3% | Métrica |
| Agregar 3 métodos de pago adicionales | 5 | 33,3% | Proyecto |
| Resolver los 3 principales temas de usabilidad del flujo de compra | 5 | 33,3% | Proyecto |
El objetivo cualitativo es tal porque no tiene una métrica de mejora definida
En este caso, el progreso en ese objetivo debe venir dado por el progreso de sus tres OKRs asignados.
El peso determina la importancia relativa del progreso de cada resultado clave en el progreso del objetivo cualitativo.
Dado que el peso de los tres OKRs asignados es 5, todos los progreso van a contribuir de la misma forma al objetivo cualitativo.
Es decir en el caso que el OKR2 avance 100% y OKR1 y OKR3 avance 0%, el progreso del objetivo cualitativo será 33,33%.
Caso 2:
| Peso | Peso Relativo | Tipo de KR | |
|---|---|---|---|
| Significantly improve our purchasing process | |||
| Disminuir 30% la tasa de rechazos | 5 | 33,3% | Métrica |
| Agregar 3 métodos de pago adicionales | 8 | 53,3% | Proyecto |
| Resolve the top 3 usability issues in the purchase flow | 2 | 13,3% | Proyecto |
Aquí los pesos son distintos, lo que determina que el avance no sea por igual.
Es decir, dada la misma situación del ejemplo anterior, si el OKR2 se cumpliera al 100% y OKR1 y OKR3 no avanzaran nada, el progreso del objetivo cualitativo sería 53,3%.
Caso 3:
| Peso | Tipo de KR | |
|---|---|---|
| Improving our customer service | ||
| Reducir el tiempo total de respuesta de 13 a 8hs | 5 | Métrica |
| Lograr que el 90% de los llamados sean atendidos en menos de 5 minutos | 10 | Métrica |
| Dar 20hs de entrenamiento en marzo al 100% del equipo | 0 | Proyecto |
| Comunicar la nueva forma de reporting a toda la empresa | 0 | Tarea |
En este caso, de los 4 KRs, podríamos decir que solo el OKR1 y el OKR2 podrían impactar al OKR en el trimestre corriente.
El OKR3, en definitiva, se trata de la construcción de capacidad, pero darle un peso concreto de aporte al progreso del OKR en el trimestre podría ser demasiado pretencioso. Podría ocurrir que la estrategia para conseguir el OKR1 fuera justamente la capacitación de los agentes de atención al cliente, en cuyo caso convendría alinear el OKR3 al OKR1 (junto con otros OKRs que también pudieran alinearse a este OKR1).
El OKR4 es simplemente un esfuerzo menor, comparado con el resto de los OKRs, pero se lo podría querer incluir por la relevancia que implica el ser una comunicación para toda la empresa. En cuanto a su aporte al OKR, el peso que le corresponde es 0 porque en la práctica sería nuevamente pretencioso generar un vínculo directo entre completarlo y que eso implique una mejora en la atención.
6. Sobre el borrado de OKRs o KRs
Siempre se pueden borrar OKRs o KRs.
In the event that they are objectives in state "ONGOING", the progress they generated will be deducted from the OKRs they were contributing to. This change will be visible in the history section of these last OKRs.
In the event that an OKR or KR is not going to be continued during the current period, our recommendation is not to delete it, but to leave it in the "SUSPENDED" status so that it can later be part of the evaluation at the end of the period. It is important for the team to reflect on why that OKR was included as an objective and then it was decided not to continue with it.
when an OKR or KR is deleted, it is no longer possible to access its history.
7. Qué significa la línea de progreso lineal?
En la página de visualización de cada OKR y KR se dibuja el gráfico de progreso en el que siempre se verá una línea roja punteada con el título “ideal”.
Esta línea representa el progreso constante que debería hacerse en cada unidad de tiempo para alcanzar el objetivo al fin del período.
El eje horizontal del gráfico es el tiempo medido en %, y el eje vertical es el progreso en el objetivo, también medido en %.
Por eso, siempre a un x% de determinado progreso del tiempo le corresponde el mismo x% de progreso en el objetivo.
En la práctica, difícilmente se logre seguir esa misma trayectoria, pero lo que habilita es poder contestar, en cualquier momento del trimestre, cómo estamos progresando respecto al progreso acumulado del tiempo.
8. ¿Cómo se cuentan los usuarios para la facturación?
59.
El esquema de precios es el siguiente:
| Cantidad de usuarios | Precio |
|---|---|
| De 1 a 250 usuarios | USD 2 por usuario por mes |
| De 251 en adelante | USD 500 por mes |
9. ¿Cuáles son las restricciones sobre la definición de fechas de inicio y de fin en un OKR o KR?
Los ciclos definen el rango máximo para los OKRs
En Volo, definir un ciclo implica definir su fecha de inicio y su fecha de fin.
Esto implica que ningún OKR que pertenezca a este ciclo puede tener fecha de inicio anterior o fecha de fin posterior. Es decir, todos los OKRs deben quedar contenido dentro del rango de fechas especificado por el ciclo en el cual van a ocurrir.
Los OKRs definen el rango para los KRs y OKRs que dependan de él
De manera similar a lo que ocurre con las fechas en los ciclos, la definición de un OKR implica la definición de una fecha de fin y una fecha de inicio.
Todos los KRs que dependan de un OKR deben tener una fecha de inicio posterior o igual a la fecha de inicio del OKR, y una fecha de fin anterior o igual a la fecha de fin del OKR.
Lo mismo ocurre con los OKRs que dependan de este OKR.
En esencia, un OKR no puede estar afectado por lo que ocurra fuera del período en el que lo definimos.
10. ¿Cuáles son las diferencias entre los estados de un OKR?
| Estado | Definición |
|---|---|
| PLANIFICADO | Es un estado que se asigna de forma automática, que ocurre cuando se define un OKR para una fecha futura. El mismo quedará en estado PLANIFICADO hasta el día anterior a su fecha de inicio. Los OKRs en este estado pueden editarse sin restricción, siempre que las fechas de inicio y fin sigan las definiciones explicitadas en la pregunta (9). |
| EN PROGRESO | Es un estado que en primera instancia se asigna de forma automática cuando la fecha del día esté comprendida entre la fecha de inicio y la fecha de fin del OKR. Cuando un OKR es creado en un ciclo ya iniciado y con una fecha de inicio anterior a la fecha del día, directamente se creará con el estado EN PROGRESO. También puede asignarse de forma manual cuando un OKR está en estado ABANDONADO. Los OKRs en este estado pueden editarse sin restricción, siempre que las fechas de inicio y fin sigan las definiciones explicitadas en la pregunta (9). |
| ABANDONADO | Es un estado que se asigna de forma manual cuando en el curso de un ciclo un OKR ya no va a continuar trabajándose. Estos OKRs se incluyen igualmente para analizar en el proceso de Revisión de Fin del Trimestre. Estos OKRs no admiten ediciones, pero sí pueden volver a ponerse en estado EN PROGRESO y luego editarse. |
| CERRADO | Es un estado que se asigna de forma automática cuando la fecha actual es posterior a la fecha de fin del OKR. Los OKRs en este estado no pueden editarse y su estado no puede cambiarse. |
11. ¿Las vistas son personales o compartidas?
“OKRs in SCHEDULED status”.
Estas vistas son de carácter privado y sólo accesibles por el usuario que las crea.
No hay límite de vistas que pueden ser creadas y es posible borrarlas.
12. Quiero eliminar un ciclo pero la aplicación me lo impide. ¿Por qué?
Para poder eliminar un ciclo, es necesario que no haya ningún OKR dentro de ese ciclo. Es una medida de seguridad para evitar el borrado masivo de OKRs.
Una vez borrados cada uno de los OKRs dentro de ese ciclo, podrá procederse a borrarlo.
13. ¿Se pueden editar las fechas de un ciclo?
Las fechas de un ciclo no son editables.
Si el ciclo tiene OKRs dentro de él, se puede, en cambio, generar otro ciclo con las fechas corregidas, y duplicar los OKRs individualmente al nuevo ciclo.
Si el ciclo no tiene OKRs, simplemente se lo puede borrar.
14. ¿Se pueden agregar usuarios externos a la organización?
Por el momento no es posible agregar usuarios externos a una organización en Volo.
15. ¿Se puede cambiar el dominio de la organización en Volo?
Para editar el dominio de una organización (dominio.volo.team) un usuario administrador de la organización debe enviar un email a [email protected] detallando el cambio.